第五十章秘書也不容易
最終,暫代秘書職位的人,還是林世琪。早上策劃部的組長何燕,就讓林世琪整理下文件,交接給鄧志青就可以了。
林世琪原本就是和鄧志青一起搭檔工作的,手頭上并沒有多少單人做的事。唯一一件自己負責的《神沐》論壇,因為還沒有完結,也用不著交了。而且,這個論壇在年底就要拿到總公司去,林世琪就更沒有這個必要了,也就是說,負責策劃《神沐》論壇的,現在只有齊萌萌和張澤琴兩人而已。
至于林世琪前面做的那個半成品,林世琪只有自己收起來,說聲可惜罷了。
趙秘書全名叫趙宜芳,三年時間就從行政部脫穎而出,被高經理經理直接指定為他的秘書。曾經一度公司還傳了她的流言,不過趙宜芳后來結婚,現在懷孕,都沒有改變她在高經理面前的分量,流言也就不攻自破了。
歐陽秘書也是高經理自己提拔上來的,原來的秘書辭職后,就先提上了歐陽秘書,后來趙宜芳是另加上的,從原本的一個秘書變成兩個秘書。不知道是不是高經理有意為之,一個男秘書一個女秘書,搭配比較和諧。一個主外,一個主內,關系極為不錯。而林世琪現在接替的工作就是主內的。
“你的主要工作就是安排高經理的行程,行程我都記錄在這本記錄本上,這些是已經確定了的行程,要記清楚。如果有新的行程,不能和這些時間沖突了,如果行程需要更改也要改個合適的時間,一定不能記錯,先查看記錄再確定時間。還有會議記錄,會議上曾經提到的東西最好都能記錄下來,高經理以后會需要看。然后就是行政部例行會議,每個星期一早上十點,歐陽經常不在,所以是你參加,有行政部長主持。這天的事就注意要提前做好安排。”趙宜芳指著桌子一旁的一疊文件說,“最后就是這些文件了。這些大部分是需要高經理審批的文件,要注意時間及時給高經理簽字,我在文件袋上都注明了時間,放在文件上的記錄本里也記錄了,有些急的文件已經送到高經理手上去了,你注意提醒高經理審批就可以了。還有部分是放你這里存檔的文件,這類文件你需要仔細看下,是否合格,不行的話就要有關部門的文秘重新做。”
趙宜芳把自己的位置讓林世琪坐,而她坐在一旁臨時隔出的工作位。
“我年前都會在,有什么問題就問我。”趙宜芳一次性就把工作全部交給了林世琪。
“我坐這?”林世琪指指原來趙宜芳坐的位置。
“恩,有電腦。”趙宜芳笑道,“我在一旁會看著,你直接做就行了,我相信你。”
林世琪看著桌上的一堆資料,先看了一下文件,文件的順序按時間疊放的,都不是近期急于解決的,急的文件已經送到高經理那去了,林世琪先瞟了眼文件記錄,記下了今天需要審批出來的文件。接著就是要理清高經理的行程,不然一會高經理來了,她都不知道有什么安排。
看著密密麻麻的記錄本,林世琪覺得秘書真不是一般人能做的,這個簡直就是保姆型的,連高經理家里親戚過生日什么的,都記錄下來了。近期的行程安排大多是工作上的,她還能理解,后面的那些安排,完全是生活上的了。經紀人也不過如此了吧?
“這是”林世琪指著本子上的一條記錄。
趙宜芳湊過身看了一眼,毫不詫異地說:“高經理家里的網絡費用那天到期,要提醒他去交錢。”
林世琪看到趙宜芳一點也不詫異的模樣,頓時無語,秘書竟然要做這么多瑣事?
“高經理事忙,不當日提醒可能就記不住。”趙宜芳笑道,“準備工作細致點,萬一有事也不至于忙亂。高經理一般都是預付長時間的網費,不記得也很正常。”
好吧,林世琪接受了,也許有時候需要晚上通過網絡找高經理。
林世琪對上面的記錄沒有不再有什么意見,直接全部記在腦子里,整體有個概念,以后安排行程就不容易出錯。
趙宜芳在一旁安靜地做自己的事,沒有干擾林世琪。她看中的,就是林世琪記憶力強,這么多瑣事,應該能合理安排好。
公司內部會議時間安排有點沖突還能解決,要是和客戶的會面安排出了問題,影響就大了。
早上十點半,有個部長會議,高經理要去主持,下午…有個和鑫河的李經理的會面。今天的安排不是很緊張。
十點,高經理準時到了公司,歐陽秘書跟著他身后。到了經理室,看到林世琪和趙宜芳,點點頭,便進了辦公室。
歐陽秘書看到林世琪先打招呼,拍拍自己說道:“歐陽嘉文。”接著伸出了右手。林世琪趕緊也伸手,同時說道:“林世琪。”
“今天起就一起共事了,合作愉快。”歐陽嘉文笑著道。
“合作愉快。”看到歐陽嘉文這么容易親近,林世琪也頓時少了一些壓力,畢竟一起工作,合不來就麻煩了。
趙宜芳在一旁笑道:“歐陽,以后你多照顧下她。”
“那是自然,一個辦公室的。”歐陽嘉文很爽快。這么久了,他和趙宜芳從來沒有爭論過,原本這些瑣事是他負責的,后來趙宜芳來了,他才解脫出來,感激得不行,他做那些事耐心可不夠。現在換了人,自然要全力培養出來,這樣大家都能輕松。
林世琪整理了下十點半的會議資料,拿到經理辦公室。
敲了敲門,聽到里面“進來”的應聲才推門進去,高經理正在伏案疾書,想來是趙宜芳放在他桌子上需要審批的文件。
“高經理,早上十點半有個部門會議,這是會議資料。”林世琪把會議資料遞給正抬頭看著她的高經理。
“恩,好。等會來叫我。”高經理接下資料,繼續埋頭苦干。
林世琪退出房間,才在電腦上用通訊軟件提醒各個部門的部長秘書會議時間,而后去看來了下會議場地,確認無誤了才回到經理辦公室。
趙宜芳在一旁看著林世琪有條不紊地工作著,這些她都沒有告訴過林世琪該怎么做,但是林世琪做得很周全,她越發覺得自己沒有看錯人。
歐陽嘉文在一旁看著也滿意的笑了笑,和會做事的人共事,是件愉快的事情。雖然是新上手,但是目前看來做得很不錯。歐陽嘉文手上也有份行程安排,和客戶在外面見面,他是需要陪同的。
這次部長會議,林世琪和趙宜芳都去了,做記錄的是林世琪,趙宜芳只是旁聽。保險起見,林世琪還是準備了錄音筆。
林世琪記錄東西有個習慣,只是記錄一句話的主體,事后才根據記憶去補充其他,一般記錄下來也是八九不離十的。因此習慣用草稿先記錄,最后謄寫的時候補充。
開完會,在電腦上謄寫完,然后聽了下錄音筆記錄的內容,沒有問題了,林世琪才將會議記錄打印出來,放在高經理的桌上,同時把錄音筆里面的內容存在電腦里。趙宜芳給文件都設置了密碼,竟然還是不同的,林世琪花了一點時間才把密碼和文件對應上。
這些工作,林世琪做得駕輕就熟,十分熟練。在學校這類事情林世琪做過很多,大同小異,舉一反三也是很簡單的。
林世琪處理的井井有條,趙宜芳也很放心,一個月后,她的休假也就沒有什么可擔心的了。趙宜芳的秉性,高經理很清楚,因此對她的推薦才會相信,事實上,林世琪的表現,也讓高經理比較滿意。
和齊萌萌分開在不同部門了,但是齊萌萌中午還是回來叫林世琪一起去吃飯。趙宜芳的午餐會有人送來營養餐,林世琪便和齊萌萌一起去了,張澤琴這次也在,對林世琪依舊很熱情,但是因為上次的事,林世琪對她有些疏離。張澤琴關心地問起林世琪工作上的情況,林世琪也含糊其辭。
秘書的瑣事非常多,加上剛剛接手,什么都不清楚,需要一點點去了解,林世琪一天下來也是累得夠嗆。
一上線,就收到了臨水的信息:“老姐,你今天電話怎么回事,老打不通,爸媽急死了。”
“手機?”林世琪一天就沒有拿手機出來,根本沒有發現手機沒有電了。
“是,關機的。你最好給媽打個電話。”臨水提醒道。
林世琪趕緊馬上下線,先打個電話回家。
手機拿出來,才發現已經沒電自動關機了。
接上電源,就直接開機,立刻收到五六條信息,都是家里發過來的。
“媽。”林世琪立刻回了個電話,“手機沒電了,沒有注意。”
“你爸問你什么時候放假。”
“還早呢,公司還沒有通知,一有消息我就會告訴你們的。”
“你爸現在就買了果凍凍上了,說是等你回家就可以吃。”林媽媽壓低聲音說著。
“這也太早了吧,至少也得一個多月才放假呢。”林世琪搖頭。
“我也這么說他,他不聽。”林媽媽笑道,“還有,你留個你們公司的電話,這打不通電話不要急死人啊。還有同事手機號碼也留個。”
無奈,林世琪只好把現在辦公室的電話,連同齊萌萌的電話一起告訴了林媽媽。明天再跟齊萌萌說明下好了。
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